Note: Les numéros de compte, de codes de produit, de clients et de fournisseurs sont à titre d'exemple seulement.  Naturellement, si ces numéros de comptes sont déjà utilisés, vous allez devoir choisir d'autres numéros.

1. Un nouveau compte pour les "VENTES GROUPE"
   exemple - compte #4020 - ventes groupe
  (sorte de compte - revenu "Income")

2. Un nouveau compte pour les "COÛTS DE VENTES GROUPE"
    exemple - compte #5020- coût de ventes groupe
    (sorte de compte - dépense "Expense")

3. Un nouveau code de produit pour les "VENTES GROUPE" - associé aux comptes "VENTES GROUPE" et "COÛTS DE VENTES GROUPE" :

exemple :

Un "nouveau" code de produit 15 associé au :

4. Un nouveau code de produit pour les "COÛTS DE VENTES GROUPE" :
    associez-le au compte "Coûts de ventes groupe" pour les 2 
    comptes (revenue et dépenses).  Ce code de produit est
    utilisé pour les dépenses de groupe (tel PRB "BSP").  

exemple :

Un "nouveau" code de produit 16 associé au :

5. Le compte client du groupe et le compte fournisseur du
   groupe : vous devez créer un client et un fournisseur
   pour chaque groupe.
  
   Sur le client, vous faites le suivi des ventes et des
   encaissements de chaque client dans le groupe et le sur
   le fournisseur, vous faites le suivi des revenus et des
   dépenses du groupe.  Le solde dû sur le fournisseur
   après que le groupe a voyagé, représente le profit
   (ou perte) du groupe.

Note: il est préférable de se réserver une liste de numéros continus pour les clients et les fournisseurs de groupe.  (i.e. numéros de client de 2000 à 2999 et numéros de fournisseur de 2000 à 2999).  Ceci facilitera l'isolation des comptes de groupes quand vous sortirai des rapports.

exemple :

Client #2000 - nom du compte - Groupe Whistler 20JAN01 

Fournisseur #2000 - nom du compte - Groupe Whistler 20JAN01

6. Un compte client pour les ventes PRB "BSP" :
    un "nouveau" compte client a besoin d'être créé pour
    faire le suivi des ventes de groupe PRB "BSP".  La
    vente enregistrée dans ce compte, laisse une "facture
    ouverte" qui doit être transféré au bon "fournisseur 
    de groupe" comme une dépense (on vous indique
    comment faire plus  loin dans ce document).  On utilise
    le client #4000 dans ce document comme exemple.
   
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Enregistrer les ventes du groupe

On peut entrer les ventes du groupe de deux façons soi :

(a) directement dans Apollo en utilisant les scripts ou
(b) manuellement dans GBOWIN sous "Posting>A/R>Sales"

Entrer les ventes du groupe comme suit :

1. Le numéro du client de groupe
2. Le code de produit des ventes de groupe
3. Le montant de "base" et les taxes (TPS/HST/TVQ)
4. Le numéro du fournisseur des "Ventes de groupe"
5. Optionel - Enregistrer la taxe payable (TPS/TVH/TVQ) 
    en entrant ce montant sous le champ "Commission
    GST".  Ceci enregistre la taxe à payé au gouvernement
    en même temps que la vente.  (Voir l'exemple
    ci-dessous.)

exemple:

Un forfait pour le "Groupe Whistler 20JAN01" est vendu à M. et Mme Dion pour 1 070.00$ (1 000.00$ plus 70.00$ TPS).  La vente est enregistrée dans Apollo ou GBO comme suit :

Le rapport de transaction apparaîtra comme suit, une fois la vente enregistrée :

Note:  ci-dessous vous trouvez l'explication du résultat de chaque item :

1. Le client du groupe a une facture "ouverte" de 1 070.00$ qui peut être sélectionnée quand le paiement du client sera encaissé.

2. Le fournisseur du groupe a une facture "ouverte" de 1 000.00$ qui représente le "vrai" revenu du groupe.

3. La TPS ( ou TVH/TVQ si applicable) est entrée au compte de la TPS à payer.

4. Le montant total de la vente de 1 070.00$ est enregistré au compte de "Ventes groupe".

5. Le montant de 1 070.00$ est aussi enregistré au compte de :Coûts de ventes de groupe".

Note:  les 2 comptes (ventes et coûts de ventes groupe) sont égaux.  Le "vrai" coût de vente du groupe sera "ajusté" quand le groupe aura voyagé.  On vous donne de plus amples informations plus loin sous "Conciliation des dossiers de groupe".
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Enregistrer les encaissements des clients

Les encaissements des clients sont entrés comme d'habitude tout en sélectionnant la facture qui est payée.

exemple :

M. et Mme. Dion ont payé par chèque un montant de 1 070.00$. 

Sous "Posting>Accounts Receivable>Cash Receipts" faire un encaissement sur le client du groupe et sélectionner la facture de ces clients ce qui l'enlève des comptes à recevoir.

Note:   Si c'est le montant de la vente total qui a été enregistré et que les clients donnent un dépôt seulement, sélectionner la facture et changer le montant pour celui du dépôt.

exemple:

M. et Mme. Dion paient un dépôt de 500.00$ sur leur facture.

Sous "Posting>Accounts Recevable>Cash Receipts" faire un encaissement sur le client du groupe et sélectionner la facture de ces clients.  Changer le montant de la facture, 1 070.00$ pour le montant du déôt, 500.00$.  La différence est le solde dû des clients.  (dans cet exemple le solde dû est 570.00$). Cette facture sera sélectionnée au moment  du paiement final.
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Enregistrer les dépenses d'un groupe

Toutes les dépenses d'un groupe doivent être associées au fournisseur du groupe.  Une nouvelle facture doit être créée pour chaque dépense du groupe et doit demeurer sur les comptes à payer.  Ceci facilite la conciliation des dépenses du groupe.  Vous pouvez aussi enregistrer la taxe (TPS/TVH/TVQ) payée en même temps que le chèque.

exemple :

Vous recevez la facture #65566 "d'Autobus inc." au montant de 460.10$ (400.00$ plus 28.00$ de TPS et 32.10 de TVQ) ce qui représente l'excursion d'autobus du groupe.  Entrer le chèque sous "Posting>Accounts Payable>Cheques" comme suit :

No. du fournisseur       - 2000
Nom du fournisseur     - changer le nom pour "Autobus inc."

Sous l'écran "Invoice Distribution" :

Note: voici les détails de la comptabilité effectuée :

1. Le compte de banque est crédité (diminué) de 460.10$.
2. Le fournisseur du groupe a un montant de 400.00$ pour une "dépense" qui représente le vrai montant de la dépense du groupe.
3. La TPS et la TVQ ont été enregistré a leurs comptes relatifs.
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Les ventes BSP dans un groupe

Pour enregistrer les dépenses d'une vente BSP dans un groupe

Dans plusieurs groupes, vous devez émettre des billets BSP que vous devez inclurent dans vos dépenses du fournisseur du groupe.  La procédure suivante suppose que vous utilisez des billets BSP "nettes" :

Dans Apollo :

Quand vous émettez le billet, assurez-vous que d'utiliser le numéro du client du groupe en question sur le dossier. (Voir l'item no. 6, "Mise en place" ci-haut.)

exemple :

Vous émettez un billet de Toronto à Thunder Bay, pour M. Dion au montant de 255.00$.

Sur le dossier Apollo:

1. Utiliser le numéro du client #4000.
    i.e.  T-CA[]4000

2. Utiliser le code de produit primaire #16 (coûts de ventes groupe)
    i.e. T-PPC/16

Note: 
Le code de produit primaire affecte le compte 5020 seulement.
Le fournisseur demeure le #30 (BSP Canada) pour que le montant dû du billet soit payé à BSP Canada. 
Le code de produit secondaire permet au billet d'apparaître sur le rapport BSP Canada.

Important : La vente PRB "BSP" est enregistrée au même compte de dépense (5020).  Après l'enregistrement, le solde du compte (5020) est toujours 0.00$.  Rappellez-vous que la vente originale du client inclue ce billet donc en utilisant cette méthode, vous éliminez les ventes en duplicatas dans GBO.
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Concilier le client des Ventes PRB "BSP"

Les billets des ventes PRB "BSP" dans GBO, les factures de ce client doivent être transférées au fournisseur du groupe, pour enregistrer les dépenses du groupe.

Pour transférer les billets PRB "BSP" du client #4000

Vous verrez toutes les ventes individuellement sur le client comme s'il vous devait de l'argent.  Vous devez transférer toutes les ventes correspondantes à votre groupe, au fournisseur de ce groupe comme dans l'exemple suivant :

exemple:

Pour transférer une facture "ouverte" dans GBO, d'un client à un fournisseur, vous devez utiliser le compte d'attente comme suit :

Pour transférer la facture du client :

1. Aller sous "Posting > Accounts Receivable > A/R Invoices".
2. Sélectionner le #4000 qui est le client des ventes PRB "BSP".
3. Sélectionner avec la flêche, la facture à transférer.
    (i.e. facture pour 225.00)
4. Le montant sera positif donc assurez-vous d'entrer un montant négatif 
    sous le champ "Net Amount". (i.e. -225.00)  Assurez-vous que le 
    montant des taxes soit 0.00.

Pour transférer la facture au fournisseur du groupe :

1. Aller sous "Posting > Accounts Receivable > A/P Invoices"
2. Sélectionner le #2000 qui est le fournisseur du groupe correspondant.
3. Créer une nouvelle facture (i.e. BSP001)
4. Sélectionner le code de produit 16 (coûts de ventes groupe)
5. Entrer un montant négatif sous le champ "Net Amount" (i.e. -225.00).
    Assurez-vous que le montant des taxes soit 0.00.
6. Cliquer sur "Next" et entrer le montant en négatif dans le compte 
    d'attente, habituellement le #1125.