GBO FAQ

Enregistrer une vente "POSTING":

Q. Comment GBO gère-t-il les transactions de devises étrangères?

1. Si l'encaissement de l'argent ou du chèque est entré dans la même devise (ex.: argent américain "USD") que le compte de banque (ex.: compte américain "USD"):

	L'encaissement de l'argent ou du chèque est inscrit avec la même valeur. (i.e. montant américain "USD")
	Le déboursement de l'argent ou du chèque est inscrit avec le montant équivalent de la monnaie courante. (i.e. équivalent canadien "CAD ou CDN")
	La différence est inscrite au compte de taux de change.

2. Si l'encaissement de l'argent ou du chèque est entré dans une monnaie étrangère (ex.: argent américain "USD") dans un compte canadien:

L'encaissement et le déboursement de l'argent ou du chèque sont inscrits avec le montant équivalent canadien. Le taux d'échange utilisé est celui trouvé sous "Files > Setup".

Le compte de taux de change N'EST PAS touché.

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Q. J'aimerais avoir plus de détails sur la nouvelle option pour renverser les encaissements "Reverse Cash"?

En sélectionnant cette option, GBO renversera toutes les entrées au grand-livre de l'encaissement original:

	Si l'encaissement a effacé des factures sur un client ou un fournisseur, celles-ci retourneront sur le client ou le fournisseur.
	Si l'encaissement a effacé un bon "voucher", l'état "status" de celui-ci changera à ouvert "open" pour le montrer impayé.
	Si des comptes de dépenses/revenus, par exemple, ont été affectés pendant l'encaissement, la comptabilité effectuée à ce moment-là sera renversée.
	Si l'encaissement original est encore dans le dépôt, il dispaîtra après le renversement.
	Si l'encaissement n'est plus dans le dépôt et qu'il est dans la conciliation bancaire, un encaissement en moins (-) sera ajouté dans la conciliation bancaire.
	Si l'encaissement original n'est plus dans le dépôt et qu'il est dans la conciliation bancaire, vous devez le renverser en allant sous Files > Queries > Cash Receipts.

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Q. Quand dois-je entrer une facture à recevoir ou à payer positive (+) ou négative (-)?

1. Pour les factures à recevoir (A/R Invoices): un montant positif augmente le montant de la facture que votre client vous doit ou diminue le montant d'un remboursement au client. Un montant négatif réduit le montant que votre client vous doit ou crée un remboursement à votre client.

2. Pour les factures à payer (A/P Invoices): un montant positif crée un payable au fournisseur. Un montant négatif crée un recevable en montrant un payable négatif (-), ce qui signifie que le fournisseur vous doit de l'argent.

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Q. J'ai effacé un chèque accidentellement dans ma conciliation bancaire. Comment puis-je l'annuler (VOID)?

Vous ne pouvez renverser ou annuler un chèque concilié ou ajouté sous la conciliation bancaire (Bank Reconciliation).

Dans les deux cas, vous devez entrer un chèque négatif pour renverser la comptabilité.

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Q. Je aurai mes écritures de fin d'année de mon comptable 2 à 3 mois après la fin de mon année fiscale. Que dois-je faire?

Vous devez fermer votre année IMMÉDIATEMENT après avoir fermé le dernier mois de votre année fiscale. Quand vous recevrez vos écritures de fin d'année de votre comptable, allez dans "Posting > General Ledger > Adjust Journal Entries", et entrez-les au dernier mois de votre dernière année fiscale.

Pour de plus amples informations, référez-vous à la section Routine annuelle recommendée.

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RAPPORTS "REPORTS":

Q. Sur la version 8.0.x.24, j'utilisais le rapport "Agent Commission Statement" pour déterminer les montants dûs à mes agents extérieurs. Que dois-je utiliser sur la version 8.1.x.8?

Vous allez continuer à utiliser le rapport "Agent Commission Statement", en sélectionnant "O/S Agents".

Si vous payez la commission des ventes payées par carte de crédit à vos agents extérieurs seulement quand vous avez reçu celle-ci du fournisseur, vous devez sélectionner "Don't Pay for Outstanding Vendor Comm". Les ventes par carte de crédit dont la commission n'a toujours pas été payée, ne s'imprimeront pas sur le rapport. Elles y apparaîtront une fois la commission appliquée que se soit sur le fournisseur ou sur un client commission.

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UTILITÉS "UTILITIES":

Q. Quelque fois, en faisant le test de ma sauvegarde (backup), je reçois le message suivant: "Error: unexpected end of zip file" . Qu'est-ce que ça veut dire?

Important: ce n'est pas une sauvegarde (backup) valide. Vous ne seriez pas capable de rétablir cette sauvegarde (backup).

Cette erreur est causée par:

1. une mauvaise disquette: pour confirmer ceci, formatez la disquette précédante de celle qui a reçu l'erreur. (i.e. Si l'erreur est survenu sur la disquette no. 5 vous devez formater la disquette no. 4.) A la fin, vérifiez le sommaire (3e ligne) qui vous avisera s'il y a quelque chose dans des mauvais secteurs. Si oui, jetez la disquette et recommencez la sauvegarde (backup) avec une nouvelle disquette.

2. le retrait d'une disquette avant que le système ait fini de transcrire les informations: un message apparaît sur l'écran quand il est temps de mettre la prochaine disquette mais le message apparaît quelques secondes avant que le système ait fini de transcrire les informations. Assurez-vous que la lumière soit éteinte avant de retirer la disquette.