Procedures

Procédures suggérées pour GBO

Description:
Concilier les rapports PRB "BSP"
Enregistrer un certificat cadeau
Enregistrer un chèque sans provisions
Gérer un groupe
Faire la paie
Gérer les frais de services

Concilier les rapports PRB "BSP"

Les méthodes suivantes sont recommandées pour les agents qui recoivent un pourcentage sur la commission reçue. En suivant ces méthodes, les ajustements de commissions apparaîtrons dans la comptabilité du mois courant ainsi que sur le relevé courant des commissions.

Sortes d'erreurs:

Erreur en enregistrant la vente dans GBO

Scénario - BSP Canada a pris la bonne commission et vous devez ajuster vos dossiers:

	Créez un code de produit unique juste pour les ajustements PRB "BSP" en utilisant les comptes de revenus et dépenses PRB "BSP".
	Enregistrez une nouvelle vente avec une date du mois courant. Utilisez le code de produit unique et le fournisseur 30 "BSP".
	Cette nouvelle vente (adjustement de la commission) N'APPARAÎTRA PAS sur votre rapport PRB "BSP" courant puisque vous n'avez pas utilisé le code de produit 0.
	Cependant, vous verrez cette facture sur le fournisseur 30 en plus du rapport finalisé (dropped). Note: En enregistant le chèque ou l'encaissement, sélectionnez le rapport finalisé ainsi que le(s) facture(s) d'ajustement(s). Pour revenir au début

Erreur de l'agence

Scénario - BSP Canada retourne le billet pour correction et pour le resoumettre dans le rapport courant:

	Sous "Sales Posting", vous pouvez resoumettre n'importe quel billet d'un rapport précédent.
	Ces billets sont maintenant sur votre rapport courant.
	Les montants sur les comptes payables de PRB "BSP" sont erronés une fois finalisés; la facture originale où se trouvait le billet garde le montant du billet et le rapport courant où le billet apparaît maintenant n'inclut pas le billet resoumis.
	En enregistrant le chèque ou l'encaissement, sélectionnez la facture du rapport à concilier et changez y le montant de la facture pour le vrai montant qui affecte la banque.
	Ceci laisse un solde sur cette facture. Celle-ci sera sélectionnée quand le rapport où se trouve le billet maintenant sera retourné par BSP Canada. Pour revenir au début

Erreur de BSP Canada: montant minime

Scénario - BSP Canada a pris la mauvaise commission; on vous dois un montant minime de commission:

	Complétez le sommaire d'ajustement de ventes que vous allez enregistrer comme une note de crédit (-) sur le prochain rapport PRB "BSP" dans GBO.
	En enregistrant le chèque ou l'encaissement, inscrivez la différence au compte "coûts de vente". Ce même compte est affecté en enregistrant le sommaire d'ajustement de ventes ce qui annulle la montant dans ce compte. Pour revenir au début

Erreur de BSP Canada: montant considérable

Scénario - BSP Canada a pris la mauvaise commission; on vous dois un montant considérable de commission.

	Enregistrez le chèque au montant que BSP Canada a pris à la banque. Complétez la demande de rectification du sommaire de ventes et envoyez-la à la compagnie aérienne.
	Si la compagnie aérienne est en accord, elle vous retournera une note de crédit à rapporter sur votre prochain rapport PRB "BSP".
	En attendant la note de crédit, il y aura un solde sur votre fournisseur BSP Canada pour la valeur de la rectification.
	Une fois reçue, enregistrez la note de crédit.
	Ensuite, enregistrez un encaissement de 0.00$, sélectionnez la facture qui équivaut au crédit, cliquez sur "NEXT" et inscrivez le montant à votre compte "coûts de vente PRB "BSP"". Ceci annulle le montant qui a été mis dans ce compte quand vous avez enregistré la note de crédit. Pour revenir au début

Quand le rapport est concilié et finalisé:

Scénario - Si vous devez de l'argent à BSP Canada:

	Emettez un chèque fictif au montant que vous devez à BSP Canada.
	Si vous avez des pénalités, vous devez créer une facture que vous allez inscrire à votre compte de dépenses/ajustements en cliquant sur "NEXT".

Scénario - Si BSP Canada vous doit de l'argent:

	Enregistrez un encaissement pour le montant déposé.
	Si vous avez des pénalités, vous devez cliquer sur "NEXT" et affecter le montant des pénalités au compte voulu. Pour revenir au début Enregistrer un certificat cadeau
	Montez un client nommé "Certificats cadeaux". (Files>Client File Maintenance)
	Montez un fournisseur nommé "Certificats cadeaux". (Files>Vendor File Maintenance)
	Montez un compte nommé "Revenu certificats cadeaux".
	Montez un code de produit nommé "Certificats cadeaux" et associez le même compte de revenus que pour les dépenses:

Enregistrez la vente sur le client "Certificats cadeaux". La description est le nom et le numéro du client qui vous achète le certificat cadeau tout en laissant la commission à 0.00$:

Exemple:
(Lebrun/M M. - 2 ou Compagnie ABC-Lebrun-1000)

Utilisez le fournisseur "Certificats cadeaux".

Ceci laisse une facture à recevoir sur le client "Certificats cadeaux" qui est effacez en fesant l'encaissement. Le fournisseur "Certificats cadeaux", montre une facture pour le montant total.

Vous pouvez utiliser ce fournisseur "Certificat cadeaux" pour comptabiliser tous les certificats cadeaux que vous vendez.

Ce que vous devez faire quand on vous paye avec un certificat cadeau:

Enregistrez la vente comme d'habitude en utilisant les vrais numéros de client et de fournisseur.
Transférez la facture qui se trouve sur le fournisseur "Certificats cadeaux" en faisant une facture à payer en moins (-) de la même valeur, tout en laissant la TPS/TVQ à 0.00$. Utilisez le même numéro de facture.
Ceci efface la facture à payer au fournisseur.
Sur le vrai numéro de client, montez une facture à recevoir en moins (-) en utilisant le même numéro de facture que la vente du voyage. Ceci réduit du même montant, la facture à recevoir du client.
Pour revenir au début

Enregistrer un chèque sans provisions

Exemple:
Jean Leblanc a payé $100.00 de dépôt sur un forfait. Son chèque est retourné de la banque parce qu'il était sans provisions. La banque vous a chargé un frais de service de $10.00 que vous allez facturer au passager en plus d'un $5.00 additionnel.

Faites un encaissement en moins (-) comme suit:
Sur la première page, dans la boîte du montant, mettez le montant total qui sort du compte de banque. i.e. $-110.00
(ex.: $-100.00 (montant du chèque) plus
$- 10.00 (Frais de service de la banque)

Sur la page "Invoice Distribution" créez une nouvelle facture appelée "NSF" au montant de -115.00. Ce qui inclut le montant additionnel chargé au client. Cliquez sur "OK".

Cliquez sur "Next" et distribuez le montant additionnel de $5.00 à un compte de votre choix. Cliquez sur "POST".

Vous verrez maintenant une facture à recevoir de $115.00 sur le compte de votre client.

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